Sebuah kantor perusahaan atau pemerintahan biasanya terdiri dari berbagai divisi atau bidang. Tiap divisi memiliki bidang kerja yang berbeda pula.
Meski demikian, biasanya dari divisi-divisi tersebut masih saling berkaitan satu sama lain dalam kelancaran kerjanya.
Oleh sebab itu, komunikasi antar divisi tetap dibutuhkan meski tidak berada dalam satu ruang berbeda bahkan terpisah jauh.
Itulah kenapa dibutuhkan alat komunikasi yang membantu memudahkan para karyawan dalam menjalankan pekerjaannya.
Salah satunya adalah telepon antar ruangan.
Selain itu, ada apa saja alat komunikasi dalam dunia kerja khususnya di sebuah Gedung perkantoran?
Apa kelebihan dan kelemahannya? Mana yang paling tepat di gunakan?
Temukan jawabannya dalam pembahasan artikel dibawah ini
Pentingnya Komunikasi di Kantor
Dunia kerja memang luas sekali aspeknya. Selain kemampuan/ skill dalam urusan pekerjaan, seperti menguasai software tertentu, ada juga kemampuan lain yang tak kalah penting.
Yaitu kemampuan melakukan komunikasi.
Tak jarang, komunikasi turut mempengaruhi keberhasilan/ kegagalan suatu pekerjaan.
Sebab tiap pekerjaan dalam sebuah perusahaan pada akhirnya saling berkaitan dan berujung pada satu tujuan yaitu memajukan perusahaan.
Bisa dibilang komunikasi jadi salah satu kunci keberhasilan sebuah perusahaan.
Sebab ada banyak hal yang butuh kemampuan komunikasi didalamnya, antara lain sebagai berikut :
- Memberikan instruksi
Ada beberapa pekerjaan yang sifatnya rutin di kerjakan setiap hari, tetapi ada pula pekerjaan yang sifatnya mendadak dan terus berubah.
Menyikapi jenis pekerjaan ini, orang-orang yang berhubungan didalamnya perlu melakukan komunikasi dalam memberi instruksi kepada karyawan lain.
Intruksi paling mudah dapat dilakukan secara langsung dengan berkomunikasi secara verbal
- Menerapkan aturan
Dalam dunia kerja, tentunya ada tata tertib yang wajib di jaga oleh para karyawan didalamnya.
Contohnya seperti jam masuk dan jam pulang bekerja, pakaian yang boleh dan tidak boleh di pakai saat bekerja, jam istirahat, dan lain-lain.
- Membangun tim
Tim yang solid dan kompak tentu dibangun dari awal melalui komunikasi dan kepercayaan. Bagaimana cara membangun kepercayaan melalui komunikasi yang terbuka antara atasan dan bawahan atau rekan kerja satu dengan yang lain.
Apabila sudah muncul kepercayaan maka akan lebih mudah dalam mencapai goals dan kepuasan karyawan serta perusahaan
- Memberi semangat
Kerja terus-menerus tak jarang membuat penat para staff dan karyawan. Rasa penat itu berujung pada perasaan bosan dan berhenti nya kreativitas.
Pada saat sepert itu, hal yang paling dibutuhkan adalah semangat dan motivasi dari rekan kerja atau atasan.
Hal yang kelihatannya sederhana tapi sebenarnya sangat efektif dalam meningkatkan semangat para karyawan.
Memberi motivasi dan semangat adalah salah satu bagian dari komunikasi yang menjadi kunci dalam mencapai goals perusahaan.
- Menyelesaikan konflik
Tak jarang dalam dunia kerja, timbul konflik yang disebabkan oleh salah paham atau masalah lain yang bersifat internal maupun eksterna;
Jika terjadi kondisi tersebut, komunikasi yang baik sangat perlu untuk menyelesaikan masalah agar tak semakin besar dan berlarut larut.
Mesin Kantor Untuk Mempermudah Komunikasi
Dalam urusan bersosialisasi, komunikasi adalah kunci paling penting agar semuanya dapat berjalan dengan lancar.
Komunikasi dibutuhkan dalam setiap kelompok sosial, termasuk kelompok kerja.
Sebelumnya telah dibahas mengenai pentingnya komunikasi dalam dunia kerja.
Kali ini kita akan focus membahas mesin atau teknologi apa saja yang banyak dipakai oleh kantor dan perusahaan dalam menunjang urusan pekerjaannya.
Ada beberapa alat komunikasi yang sering ditemui dalam dunia kerja, masing-masing memiliki kelebihan dan kelemahannya, antara lain sebagai berikut :
Telepon
Telepon bisa dibilang adalah salah satu alat komunikasi yang paling familiar di masyarakat
Alat komunikasi ini tak hanya ditemukan di area perkantoran saja, melainkan di instansi dan lembaga pemerintah hingga di rumah pribadi.
Seiring perkembangan zaman, telepon pun turut mengalami perubahan baik dari segi desain atau cara penggunaan.
Jika dirunut dari sejak pertama muncul sebagai barang komersil di tahun 1940, telepon telah banyak mengalami perubahan.
Ada beberapa jenis telepon yang sering di ketahui. Antara lain sebagai berikut :
- Telepon yang diletakkan diatas meja. Membutuhkan kabel dalam penggunaannya. Sering dipakai oleh kantor dan berbagai instansi ataupun rumah tangga
- Telepon genggam (pager). Telepon jenis ini cukup sering dipakai dan udah dibawa kemana mana karena bentuknya yang kecil dan tidak membutuhkan kabel.
- Telepon dinding. Hampir sama seperti telepon yang ada di meja, hanya saja telepon ini dipasang di dingding agar orang-orang dapat melakukan panggilan lebih mudah.
Kelebihan dari telepon adalah jangkauannya yang luas. Namun kelemahannya harga terbilang cukup mahal dibanding alat komunikasi lain di kantor.
- Intercom
Sebagai alternative telepon, ada alat komunikasi untuk menyampaikan instruksi dalam lingkup yang lebih kecil.
Biasanya digunakan sebagai telepon antar ruangan yang terbatas.
Mengingat dalam satu perusahaan atau instansi perkantoran lain seringkali ada banyak divisi, sangat diperlukan sebuah alat komunikasi yang mampu menyampaikan informasi dengan cepat dan efektif tanpa harus ribet.
Kelebihan Intercom tentu terletak para penggunaannya yang praktis dan harganya yang lebih terjangkau.
Namun sayang, jangkauannya cukup sempit dan hanya bisa dipakai untuk telepon antar ruangan dalam satu gedung.
- Handy Talky (HT)
Alat komunikasi Handy Talky (HT) bentuknya hampir mirip dengan telepon genggam dengan antena yang khas.
Bedanya, alat komunikasi ini memanfaatkan gelombang radio dalam penggunaannya.
Meski mirip dengan telepon, komunikasi yang dapat dilakukan dengan HT hanya bisa dilakukan searah.
Artinya, pada saat yang bersamaan, baik penerima atau pengirim tidak bisa bicara.
Komunikasi tergantung pada saluran yang didengar oleh pengguna HT. Setiap saat saluran bisa diganti karena memanfaatkan gelombang radio frekuensi khusus.
Tidak banyak yang tahu bahwa HT memiliki banyak manfaat dalam memperlancar komunikasi.
Antara lain, mudah digunakan, tidak membutuhkan biaya tambahan untuk komunikasi (pulsa/ internet), tidak terpengaruh sinyal, cepat terhubung dengan jaringan yang telah disetting.
Akan tetapi ada juga kelemahan dari alat komunikasi yang sering dipakai dalam mengerjakan event ini.
Antara lain baterai yang cepat habis, kualitas speaker yang kurang baik, hanya bisa digunakan untuk komunikasi dengan satu orang disaat yang sama, jangkauannya hanya terbatas jarak 3 KM, butuh pengetahuan tentang saluran dan cara mengirim atau menerima pesan, berpotensi timbul miss communication.
Tips PIlih Telepon Antar Ruangan
Apabila ruang kerja di pisah berdasarkan tiap ruangan, maka bisa pilih menggunakan telepon meja atau intercom.
Keduanya juga bisa dipakai untuk melakukan koordinasi jarak jauh dengan partner kerja lain.
Meski harganya mahal dan harus keluar biaya untuk telepon, tapi hal ini lebih efektif. Terlebih bagi perusahaan yang skala usahanya besar.
Khusus untuk komunikasi antar divisi, ada baiknya menggunakan intercom atau telepon dinding.
Sebab biasanya durasi melakukan panggilan tidak terlalu lama.
Sementara untuk pekerjaan lapangan sebaiknya menggunakan HT karena telepon antar ruangan kurang fleksibel dipakai.
Demikian informasi yang dapat kami sampaikan. Semoga bermanfaat.